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召开首次业主大会的十个步骤/流程(2020) 成立业主大会的流程和程序

首次业主大会的召开程序繁琐、规定严格、阻力重重。一着不慎,首届业主大会形成的决议,包括选举产生的首届业委会可能会被法院判决撤销。那么,如何才能合法成立首届业主大会?首届业主大会的成立需要经过哪些法定的程序?

笔者作为一名专业的物权律师,根据国家、江苏省及南京市的相关法律法规、规定,提纲挈领,总结了合法召开首次业主大会的九个步骤,希望能帮助广大业主。

第一步:前期准备

这一步是最容易被忽视的工作,很多专业人士也不例外。由于筹备工作受到90日的期限限制,一旦90日内不能完成筹备工作,就面临筹备失败。所以,很多的基础性工作必须放到筹备组成立前完成,例如:发展志同道合的热心业主并自发组建微信群;以单元、楼栋、片区为单位创建业主微信群;成立小区的公众号,甚至是开展一些前期的确权摸底工作等。

第二步:十名以上业主联名提出申请

根据法规规定,召开首次业主(代表)大会/业主代表大会,至少要符合以下两项中的一项:

(一)物业管理区域内房屋出售并交付使用的建筑面积达到百分之五十以上;

(二)物业管理区域内业主已入住户数的比例达到百分之五十以上。

具备上述条件,且有了一定的前期准备工作后,可以由本小区十名以上业主联名向小区所在地的街道(乡镇)政府提出成立首次业主大会的申请,启动成立首次业主大会的程序。

在这个阶段,如何获得街道、社区的支持并同意成立筹备组将成为第一个难关。

第三步:募集筹备组成员,成立筹备组

有了充分的前期准备工作,筹备组的人选似乎是水到渠成的事。但真正的困难才刚刚开始,如何选出坚决维护大多数业主的利益而不是维护部分业主私利、支持而不是反对成立业主大会的筹备组成员,是必须面临的一个难题。现实中筹备组的人员“不代表大多数业主利益”的情况并不少见。

第四步:确定业主表决权数

业主大会的表决事项必须经过一定人数的业主(如:1/2,2/3,3/4)及代表一定面积的业主的同意方可形成合法有效的决议。因此,确定本小区的业主总户数、专有部分总面积、各户业主的姓名或名称、联系方式,以及各业主所代表的面积权数,是后期向业主发送、回收选票,以及统计计算投票结果的基础。基础不牢,筹备难以成功。

对于开发商(建设单位)拒不提供业主清册的情况,能否通过政府强制获得业主清册,或者通过业主自行调查获取确权信息就显得至关重要。现实中因确权工作潦草,导致业主大会成立失败,甚至业主大会决议被撤销的情况比比皆是,不可不重视。

第五步:筹备组拟定两个关键文件

《议事规则》如同本小区的基本法,关乎业主各项权利如何行使;业主委员会如何规范的运作而不会成为业主的“主人”等问题是需要《议事规则》规定的。《管理规约》是本小区公共生活秩序的守则,它通过约束业主在本小区内的公共活动行为,以保护业主的公共利益,维护小区的安定。可见这两个文件十分重要,必须审慎制定,力求符合本小区的“区情”。筹备组必须完成这两个文件的拟定、征集业主意见和公示后方能提交业主大会表决。

第六步:筹备组主持业委会候选人报名并确定人选

业委会候选人的产生无疑是首次业主大会筹备工作中最受关注、矛盾最尖锐、难度最大的工作了。在报名阶段,务必注意候选人的条件必须符合国家、省、市物业管理条例以及本小区《议事规则》规定的条件,不得有违反法规及本小区《临时管理规约》和《管理规约》规定的情形,否则后期选举产生的业委会成员可能无法获得备案,或者因违法而被撤销资格。

第七步:完成各项筹备工作、发布召开首次业主大会的公告

除上述确权、拟定《议事规则》《管理规约》、确定业委会候选人人选等事项以外,筹备组还要完成确定业主大会召开的方式、业委会候选人产生的方法、业主大会召开方案等诸多筹备工作。

需要注意的是,以上第四至七步均为筹备工作的内容,其开展并非按照时间顺序进行,可以同时进行,但是必须有计划的开展,并在90日内完成。

第八步:业主投票

投票表决的方式必须采用纸质票、短信票、微信票等可以回溯的方式进行,决不可弄虚作假。这个阶段的工作,工作量大、阻力大,如果有条件可以委托专业机构实施。

第九步:唱票、统计投票结果、发布业主大会公告

经过公开唱票、统计后,当场确认表决结果是否符合法定的条件,如不满足法定表决权数,可以按照议事规则继续收集选票。若符合法定条件,则应当立即发布业主大会公告。至此,首次业主大会宣告成立,业主委会产生。

第十步:业委会申请备案、刻章、开户

虽然法律规定首次业主大会自公告时成立,但是并不意味着业委会当然获得法律主体资格,还必须要过街道(乡镇)政府备案,取得备案文件之后,方能获得法律主体资格。如果政府以业主大会召开程序违法或表决票数不足为由拒绝备案,务必据理力争。其结果取决于以上各项工作是否合法合规、过程材料是否齐备。

江苏苏源律师事务所

张明明  律师

2020年10月8日

 

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